Il lavoro del produttore esecutivo

Ospitiamo da oggi i contributi di alcuni docenti che insegneranno al corso per Food Event Manager, organizzato da Identità Golose in collaborazione con ConvivumLab - Arte del Convivio.

Un ruolo essenziale per la progettazione e l'organizzazione di un evento gastronomico (e non solo gastronomico, chiaramente) è quello del Produttore Esecutivo. E' la figura centrale del team di Produzione di un evento, che, una volta decisi i contenuti dell’iniziativa, diventa il collante e il motore per tutte le altre aree coinvolte (l'area commerciale, la squadra di comunicazione, il gruppo redazionale), per poter gestire, coordinare e supervisionare in maniera efficace ogni singola fase di programmazione necessaria a portare a compimento il lavoro.

Il produttore esecutivo segue così tutte le fasi di realizzazione dell'evento, coordinando la propria squadra, che si potrà comporre di figure come quella del project manager (responsabile del progetto e del gruppo di lavoro), del direttore di produzione (che fornisce supporto organizzativo e tecnico al project manager) e degli assistenti (che presidiano tutte le singole attività durante lo svolgimento dell'evento). Fissa gli obiettivi, le scadenze, gestisce e controlla il budget prefissato. E' molto importante anche il ruolo di collegamento del produttore esecutivo tra l’organizzazione dell’evento e l’ente che ospita la manifestazione, soprattutto per quel che riguarda gli aspetti macro-economici. 

La prima fondamentale fase che porta all'organizzazione di un evento è quella del brief, attraverso cui il produttore esecutivo deve ricevere tutte le indicazioni strategiche e operative, che saranno poi gli strumenti indispensabili per affrontare nel modo migliore la realizzazione dell’iniziativa. Il brief deve contenere elementi come: Concept, Obiettivi, Budget, Target di riferimento, Location, Numero dei contatti da sviluppare. 

Ricevute queste coordinate il produttore esecutivo dovrà stendere un Business Plan: è il documento che permette di quantificare i costi da sostenere e le entrate previste per gestire e realizzare l’evento, dando così modo di controllare e regolare i movimenti in entrata e in uscita. Per preparare un Business Plan efficace è necessario: definire le varie voci del budget e allocare i costi previsti, richiedere preventivi a fornitori diversi per poter confrontare le diverse offerte, predisporre un documento di analisi e condividerlo con tutte le aree coinvolte, tenere costantemente monitorato il budget e eventuali modifiche rispetto a ciò che è stato preventivato, stilare un documento consuntivo a fine evento che mostri chiaramente il risultato ottenuto.

Un altro importantissimo elemento per l'organizzazione di un evento di cui anche il produttore esecutivo, in accordo con l'area commerciale, deve occuparsi sono le sponsorizzazioni. Infatti un’importante incidenza sulla copertura del budget è data dalla presenza di sponsor o partner, che vedono nell’evento l’ideale vetrina per comunicare in maniera diretta con il proprio target di riferimento. L’area commerciale dovrà siglare con ogni sponsor un contratto chiaro e dettagliato a seconda di quanto reciprocamente concordato, in modo che l'area di produzione possa poi applicare con efficacia tali indicazioni. 

Gli sponsor possono essere di settore, e, oltre a fornire un apporto economico di sponsorizzazione, dare anche un contributo utile all’evento (presentazioni di prodotto a pubblico e stampa, degustazioni libere, fornitura di prodotti per le esibizioni degli chef relatori). Oppure possono essere tecnici, e fornire attrezzature o servizi funzionali allo svolgimento dell’attività sponsorizzata. La sponsorizzazione tecnica non si limita alla presentazione del marchio, ma anche all’utilizzo dei prodotti dell’azienda. O infine extra settore: pur non avendo attinenza merceologica con l’evento, questi sponsor ne sposano il concept e intuiscono le opportunità di visibilità presso un target che ritengono in linea con le proprie strategie commerciali, tanto da investirci economicamente.

Per la buona organizzazione di un evento gastronomico è poi cruciale svolgere un'attività attenta e approfondita di selezione dei fornitori: scegliere i fornitori più affidabili per rispondere alle esigenze di produzione permette di poter affrontare con serenità e professionalità ogni aspetto dell'iniziativa. Quando poi, come successo nel caso del Congresso di Identità Golose Milano, l'evento si ripete nel corso degli anni, consolidare queste collaborazioni consente di ridurre il rischio di qualsiasi imprevisto che possa derivare da circostanze non collaudate, ma anche di stabilire rapporti commerciali più vantaggiosi. 

Queste sono alcune delle attività più importanti che definiscono il ruolo di produttore esecutivo: durante la mia lezione per il corso di Food Event Manager organizzato da Identità Golose in collaborazione con ConvivumLab - Arte del Convivio approfondiremo tutti questi aspetti e ne prenderemo in esame anche altri, per offrire la visione più completa possibile delle attività di produzione  di un evento gastronomico.